学会高效运用产品功能，事半功倍提升您的日常效率

聊聊我是怎么把工具真正用起来的

我有个毛病：特别喜欢研究新软件、新工具，电脑里塞满了各种效率神器，但尴尬的是，大多数时候，它们只是安静地躺在桌面角落，偶尔点开更新一下，然后继续沉默，直到有一天，我盯着屏幕上那个几乎没怎么用过的“日历提醒”功能，突然意识到——我不是缺工具,我是根本不会用它们。

就拿最简单的“日历”来说吧，我以前一直以为它就是个看日期的摆设，顶多记个会议时间，后来有一次，我手头同时压着三个项目，每天忙得晕头转向，还是总漏事，逼急了，干脆把日历当成了“时间块管理工具”：不只是记录几点开会，而是把每一天切分成几个大块，每块只专注一件事——写方案、回邮件、甚至包括“发呆十分钟”，没想到，就这样一个微小的调整,那一周我竟然提前两天完成了所有任务。

还有一次，我偶然发现笔记软件里有个“模板”功能（说真的，之前我连点都没点开过），一开始觉得这玩意儿太死板，我这种随性写东西的人用不上，后来试着为每周复盘做了一个极简模板：就三个问题——“这周做得最好的事？”“最耗时间的事？”“下周可以改进的一点？”——每次填完不到五分钟，但坚持一个月后，我居然摸清了自己效率最低的时间段，然后刻意把那段时间空出来，只做简单机械的任务,效果惊人。

很多人总以为“高效”等于学会一百个功能，快捷键按得飞起，但我慢慢发现，真正有用的往往是把一两个功能啃透，让它长在你的工作流程里，比如我现在用思维导图软件，根本不在乎它有多少炫酷主题，只反复用它的“折叠/展开”功能——把杂乱的想法先全部丢进去，再一层层收起来，突然之间复杂的事情就变简单了,这招帮我搞定了好几次毫无头绪的方案策划。

也有翻车的时候，曾经我沉迷于某个项目管理软件的高级看板视图，花了两天设置颜色标签、自动化规则……结果光维护这个看板就耗掉我半天时间，本末倒置到想骂自己，后来明白了：工具是拿来省事的，不是拿来伺候的，现在我用任何新功能前都会先问自己：这真的能让我少点一次鼠标？少开一个网页？少切一次屏幕？如果不行,干脆别学。

说到底，高效运用功能不是比谁记得多，而是谁能把工具变成一种“肌肉记忆”，就像我现在敲字时下意识用分屏功能对照资料，或者写邮件时习惯性勾选“延迟发送”避免冲动发送——这些动作早就不经过大脑了。

如果你也和我一样，曾经对着满屏图标发呆，不如试试：今天就挑一个你从来没用过的功能，把它用到下一件具体的事里，哪怕只是用提醒功能定时站起来喝水,也是个开始。

工具嘛，不用到烂,怎么知道它好不好用？